1. Bestem hva som kan bookes
Lag én kalender for hver ansatt eller ressurs som kan bookes: en frisør, en behandler, et rom eller en løftebukk. To ansatte som deler et rom, er to kalendere. Deler flere kalendere på noe som er begrenset, som tre behandlingsrom, kan du legge det inn som en ressurs, så tilbys tiden bare når et rom er ledig.
I Voximate Booking gjør du dette under Innstillinger → Kalendere. Antall kalendere bestemmer pakken.
2. Legg inn tjenestene
Skriv tjenestene slik kundene sier dem, ikke slik dere sier dem internt. «Herreklipp» er bedre enn «HK30». Sett riktig varighet. En time som er for kort, gir forsinkelser resten av dagen.
Trenger du tid til å rydde etter hver kunde, legg det inn som pause etter. Har en behandling et opphold der du kan ta en annen kunde, som når farge virker, legg det inn som ventetid. Da regnes det med når ledige tider vises.
Grupper tjenestene i kategorier og ha med pris. Kunder som ser prisen før de bestiller, blir sjeldnere overrasket i kassa.
3. Sett åpningstider og avvik
Åpningstidene settes per kalender, med pauser. Legg inn helligdager og ferier med en gang, så slipper du at kunder booker på dager du er borte. En egen sommerplan kan du lage som en periode som starter fra en dato.
4. Velg reglene
Bestillingsfrist: hvor sent kan kunden bestille? To timer før gir deg tid til å se bestillingen. Avbestillingsfrist: hvor sent kan kunden avbestille selv? 24 timer er vanlig. Bookinghorisont: hvor langt fram kan kunden bestille? Et par måneder er nok for de fleste, ellers fyller faste kunder opp kalenderen før nye slipper til.
Starttidspunkter bestemmer hvilke tider kunden får velge. Hvert 15. minutt passer for korte timer. For lengre timer gir faste tider som :00 og :30 færre hull.
Bestem også hvem som kan bestille: alle, eller bare kunder du har fra før. Vil du være sikker på at nummeret er riktig, kan du kreve at kunden bekrefter mobilnummeret med en kode på SMS.
5. Kvittering og påminnelse
Kunden bør få en kvittering med en gang og en påminnelse dagen før, begge med en lenke for å avbestille eller flytte. Kvitteringen kan gå på e-post for å spare SMS. Påminnelsen fungerer best på SMS.
Koble til deres egen e-postkonto, så kommer e-posten fra en adresse kunden kjenner, og svarene havner hos dere.
6. Gjør bookingsiden til deres egen
Sett temafarge og logo, og fyll inn adresse, telefon og det kundene ofte spør om: parkering, inngang, hva de bør ta med. Skriv betingelsene, særlig avbestillingsfristen, og vurder om kunden må krysse av for å ha lest dem.
Driver du med behandling, legg inn samtykke til personvernerklæringen og til behandling av helseopplysninger der det trengs.
7. Publiser og legg lenken der kundene er
Når bookingsiden er publisert, har den sin egen adresse. Legg den inn på nettsiden som en «Bestill time»-knapp eller som hele bookingsiden inne på en side. Lim inn lenken i Google-profilen, i Instagram-bioen og på Facebook-siden. Skriv den i signaturen i e-posten og på kvitteringen fra kassa.
Test en bestilling på mobilen før du sier fra til kundene. De fleste bestiller fra telefonen.
Vanlige feil å unngå
For kort varighet. Settes en time til 30 minutter fordi det er det den burde ta, men den tar 40 i praksis, er du forsinket hele dagen. Sett varigheten etter hvordan det faktisk går.
Alle tjenester på nett fra dag én. Noen behandlinger krever en samtale først. Slå av nettbooking for dem, så kan bare dere legge dem inn.
Ingen avbestillingslenke. Kunder som ikke enkelt kan avbestille, lar ofte være å gjøre det. Ha lenken med i både kvittering og påminnelse.
Glemte ferier. Legg inn ferie og helligdager før du publiserer, ellers må du ringe rundt og flytte timer.
Lenken bare på nettsiden. Mange kunder går aldri inn på nettsiden, men finner deg på Google eller Instagram. Legg lenken der også.
8. Følg med de første ukene
Se hvilke tider som blir booket og hvilke som står tomme, hvor mange som avbestiller og hvor mange som uteblir. Juster starttider, frister og påminnelser etter det du ser. Hold telefonen åpen for dem som foretrekker å ringe. Timebestilling på nett skal være et ekstra valg, ikke det eneste.