Hopp til innhold

Bookingsystem for psykologer

Et bookingsystem for psykolog lar klientene bestille samtaler på nett og få diskrete påminnelser som ikke røper hva timen gjelder. I Voximate Booking styrer roller hvem som ser journalnotatene, fødselsnummer lagres kryptert, og klienten kan betale på forhånd. Det er ikke en sertifisert EPJ og erstatter ikke journalsystemet. Prisen starter på 149 kr/mnd.

Psykolog med notatblokk i samtale med en klient i et lyst og rolig kontor
Foto: Vitaly Gariev / Unsplash

Slik ser en vanlig dag ut

Påminnelser som ikke sier for mye

En SMS kan bli lest av andre enn den den er sendt til, på en låst skjerm eller en delt telefon. Du skriver malene for bekreftelse og påminnelse selv, så de kan være helt nøytrale: «Hei, du har time tirsdag 14. kl. 10.00. Avbestill eller flytt her:» og lenken, uten tjenestens navn og uten ordet psykolog. Du kan også la tjenestene ha nøytrale navn, for eksempel «Samtale», så heller ikke e-posten røper noe. Klienten kan avbestille selv via lenken, uten å måtte ringe og forklare.

Roller og skjerm

Deler du kontor med andre eller har en sekretær, er det ikke alle som skal se journalnotatene. Under Brukere og roller lager du en rolle som har tilgang til kalender og kunder, men ikke til journal, filer og bilder. Administrator er den eneste som ser alt. Står skjermen synlig, maskerer du kundenavnene i kalenderen med ett trykk, så det bare står prikker der navnene var. Hver visning av hele fødselsnummeret og hver eksport havner i aktivitetsloggen.

Fødselsnummer og samtykke

Trenger du fødselsnummer, for eksempel til faktura eller identifisering, slår du på utvidelsen Fødselsnummer. Nummeret lagres kryptert, vises maskert, og hver gang noen ser hele nummeret, blir det logget. Med utvidelsen Samtykke henter du inn samtykke til behandling av helseopplysninger ved booking, med versjon og dato. Alle data lagres i EU/EØS, og hver praksis er skilt fra de andre i databasen. Klienten kan trekke samtykket tilbake, og det vises i historikken på kortet.

Forhåndsbetaling og faktura

Mange psykologer i privat praksis tar betalt før timen, særlig for første samtale. Med utvidelsen Betaling og din egen Stripe-konto kan du kreve full betaling når klienten booker. Tiden holdes i 15 minutter mens hun betaler. Foretrekker klienten faktura, lager du den fra utvidelsen Faktura, med KID og PDF på e-post. Journalen fører du i et journalsystem som oppfyller kravene, for dette er ikke en sertifisert EPJ. Fakturaen nummereres fortløpende, og feil rettes med kreditnota.

Et typisk oppsett

Eksempel på tjenester, varighet og pris. Du legger inn dine egne.

TjenesteVarighetPris
Første samtale1 t1 600 kr
Samtale 45 min45 min1 300 kr
Samtale 60 min1 t1 600 kr
Parsamtale1 t 15 min2 200 kr
Utredning1 t 30 min2 400 kr

Det du får mest nytte av

  • Egne SMS- og e-postmaler
  • Brukere og roller
  • Masker tekster
  • Fødselsnummer
  • Samtykke
  • Betaling med Stripe
Eksempel

Ingeborg, psykolog i privat praksis

Ingeborg har nøytrale maler: påminnelsen sier bare dag, klokkeslett og lenke, og tjenestene heter «Samtale». Første samtale betales ved booking med kort til hennes egen Stripe-konto, de neste faktureres med KID. Kontorfellesskapets sekretær har en rolle uten tilgang til journal. Selve journalen fører hun i et eget journalsystem. Klientene får påminnelse på SMS dagen før.

Hva det koster

Én kalender per ansatt eller rom som skal kunne bookes. Alle funksjoner over er med i alle pakker.

  • Solo

    149kr/mnd

    1 kalender

    Én behandler, én stol, ett rom.

    Prøv gratis
  • Bronsje

    Mest valgt for salonger

    299kr/mnd

    Opptil 5 kalendere

    Små salonger og klinikker.

    Prøv gratis
  • Sølv

    399kr/mnd

    Opptil 10 kalendere

    Team med flere ansatte og rom.

    Prøv gratis
  • Gull

    599kr/mnd

    Ubegrenset antall kalendere

    Kjeder, sentre og større team.

    Prøv gratis

Alle priser eks. mva. Månedlig, uten bindingstid. SMS 0,89 kr per stk., kjøpt i pakker. 14 dager gratis, uten kort.

Vanlige spørsmål

Kan påminnelsene være helt nøytrale?

Ja. Du skriver malene for SMS og e-post selv, og velger hvilke opplysninger som er med. En påminnelse kan bare inneholde dato, klokkeslett og lenken for å avbestille eller flytte. Gi tjenestene nøytrale navn, så avslører heller ikke kvitteringen eller e-posten hva timen gjelder. Bursdagshilsen og nyhetsbrev lar du bare være å slå på.

Er Voximate Booking et journalsystem for psykologer?

Nei. Kundekortet har journalnotater, men Voximate Booking er ikke en sertifisert EPJ. Psykologer er helsepersonell med journalplikt, og journalen bør føres i et system som oppfyller kravene. Bookingsystemet bruker du til timer, påminnelser, samtykke og betaling, og du kan la være å skrive journal i det i det hele tatt.

Hvem kan se hva i systemet?

Det styrer du under Brukere og roller. Hver rolle har egne tilganger til kalender, kunder, journal og filer, sendte meldinger og statistikk. Administrator ser alt. En sekretær kan få kalenderen og kundelisten uten journal. Alt som eksporteres eller vises av fødselsnummer, logges. Brukerne er de samme som i Voximate, med én innlogging.

Kan klienten betale før timen?

Ja. Med utvidelsen Betaling kobler du til din egen Stripe-konto og velger full betaling eller depositum ved booking, for alle eller bare første samtale. Timen bekreftes først når betalingen er gjennomført. Refusjon gjør du fra betalingsoversikten. Du kan også sende faktura med KID. Stripes egne gebyrer gjelder.

Hvor lagres dataene?

I EU/EØS. Hver praksis er skilt fra de andre i databasen, og fødselsnummer krypteres med en nøkkel som ligger et annet sted enn dataene. Samtykker lagres med versjon og historikk. Du kan eksportere en klients kort og journalnotater, og slette klienten når det er riktig.

Klar til å gi kundene dine booking på nett?

14 dager gratis med alle funksjoner. Ingen kort, ingen oppstartskostnad. Bookingsiden din kan være oppe i dag.