Hopp til innhold

Bookingsystem for tannklinikker

Voximate Booking er et bookingsystem for små private tannklinikker: pasientene bestiller undersøkelse eller akutt-time på nett, får SMS-påminnelse, og klinikken ser alle behandlere og behandlingsrom i samme kalender. Systemet styrer timeboken og meldingene. Det erstatter ikke journalsystemet dere bruker til kliniske opplysninger.

Tannlege med munnbind og hansker som justerer lampen over en pasient i tannlegestolen
Foto: SoyBreno / Unsplash

Slik ser en vanlig dag ut

Behandlingsrom som Ressurs

En klinikk med tre behandlere og to behandlingsrom kan ikke ha tre pasienter i stolen samtidig. Med Ressurs-modulen lager du ressurstypen «Behandlingsrom» med antall 2 og knytter den til tjenestene som trenger et rom. Da tilbyr ikke bookingsiden en tid der begge rommene er opptatt, selv om en tannlege er ledig. Legger en ansatt inn en time som sprenger kapasiteten, viser kalenderen hvilke timer som er i konflikt, og hun kan velge «Lagre likevel» hvis hun vet at et rom blir ledig. Valget lagres i aktivitetsloggen.

Pasienten bestiller undersøkelse, klinikken resten

De fleste behandlinger avtales etter at tannlegen har sett pasienten. Du kan derfor åpne bare undersøkelse, akutt-time og konsultasjon på bookingsiden, mens fyllinger og rotfyllinger bookes av de ansatte. Det stiller du inn per kalender og tjeneste. Du kan kreve at en ny pasient bekrefter mobilnummeret med en SMS-kode før hun får bestille, sette en grense for hvor mange framtidige timer én pasient kan ha, og velge om pasienten skal velge tannlege selv eller ta første ledige hos «hvem som helst».

Når pasienten ringer med tannverk

Resepsjonen trenger den første ledige akutt-timen, ikke en lang leting gjennom uka. «Finn ledig tid» tar tjenesten og kalenderne du velger og viser de første ledige tidene, med behandlingsrommene regnet med. Må en time flyttes, drar du den til ny plass i dag-, 5-dagers- eller ukevisningen, og systemet stopper dobbeltbooking. Pasienten får beskjed om at timen er flyttet hvis du har slått på den meldingen. Statusene Ankommet, Fullført og Uteblitt gir deg tall på uteblivelser i statistikken.

AI-resepsjonisten på samme plattform

Voximate lager også en AI-resepsjonist som svarer telefonen for tannklinikker, på samme plattform og med samme innlogging som bookingsystemet. Den svarer på vanlige spørsmål om åpningstider og behandlinger mens dere står med en pasient. At den booker direkte i kalenderen i Voximate Booking, kommer, men er ikke levert ennå. Til da bruker klinikken de to side om side: AI-resepsjonisten tar samtalen, og resepsjonen legger inn timen med «Finn ledig tid». Klinikken har én innlogging til begge.

Et typisk oppsett

Eksempel på tjenester, varighet og pris. Du legger inn dine egne.

TjenesteVarighetPris
Undersøkelse med røntgen45 min1 200 kr
Akutt time30 min950 kr
Tannrens og polering30 min800 kr
Fylling, én flate45 min1 350 kr
Rotfylling, første behandling1 t 30 min3 800 kr
Konsultasjon tannbleking20 min400 kr
Kontroll etter behandling15 min–

Det du får mest nytte av

  • Ressurs
  • Finn ledig tid
  • Fødselsnummer
  • SMS-påminnelser
  • Venteliste
  • Webhook og API
Eksempel

Martin, tannlege med egen klinikk

Martin driver en privat klinikk med to tannleger, en tannpleier og to behandlingsrom. Han bruker Bronsje-abonnementet med tre kalendere, og rommene er satt opp som ressurs. Nye pasienter kan bare bestille undersøkelse på nett, og bookingsiden krever SMS-kode. Behandlingene bookes av resepsjonen etter undersøkelsen. Klinikkens journalsystem brukes fortsatt til alt klinisk, mens Voximate Booking sender påminnelser og holder styr på rommene.

Hva det koster

Én kalender per ansatt eller rom som skal kunne bookes. Alle funksjoner over er med i alle pakker.

  • Solo

    149kr/mnd

    1 kalender

    Én behandler, én stol, ett rom.

    Prøv gratis
  • Bronsje

    Mest valgt for salonger

    299kr/mnd

    Opptil 5 kalendere

    Små salonger og klinikker.

    Prøv gratis
  • Sølv

    399kr/mnd

    Opptil 10 kalendere

    Team med flere ansatte og rom.

    Prøv gratis
  • Gull

    599kr/mnd

    Ubegrenset antall kalendere

    Kjeder, sentre og større team.

    Prøv gratis

Alle priser eks. mva. Månedlig, uten bindingstid. SMS 0,89 kr per stk., kjøpt i pakker. 14 dager gratis, uten kort.

Vanlige spørsmål

Erstatter Voximate Booking journalsystemet på klinikken?

Nei. Systemet har journalnotater og filer på kundekortet, men det er ikke et sertifisert EPJ-system og skal ikke brukes til pasientjournalen der loven krever et godkjent system. Bruk det til timebok, påminnelser, nettbooking og betaling, og behold journalsystemet dere har til behandling, røntgen og kliniske notater.

Kan vi koble bookingene til andre systemer?

Det finnes et REST-API med API-nøkler, og en webhook som sender en signert melding når en time opprettes, flyttes eller avbestilles. Har leverandøren av journalsystemet deres et API, kan en utvikler eller et verktøy som n8n flytte data mellom dem. Ferdige koblinger til journalsystemer for tannleger finnes ikke i dag.

Kan pasienten avbestille på nett?

Ja. Bekreftelsen har en lenke der pasienten kan avbestille eller flytte timen før avbestillingsfristen. Fristen kan settes for hele klinikken, per kalender og per tjeneste, så en lang behandling kan ha strengere frist enn en kontroll. Har dere pasienter på ventelisten for den tjenesten, kan dere booke en av dem rett inn i den ledige tiden.

Hvordan behandles fødselsnummer?

Fødselsnummer er en egen utvidelse. Når den er slått på, lagres nummeret kryptert og vises maskert i lister. Den som har tilgang, kan trykke «Vis», og det logges. Dere velger om feltet skal vises eller være påkrevd på bookingsiden. Resepsjonen kan søke på nøyaktig nummer og finner riktig pasient selv om to har samme navn.

Hva koster det for en klinikk med flere behandlere?

Prisen følger antall kalendere, og hver behandler med egen kalender teller som én. Behandlingsrom satt opp som ressurs trenger ingen kalender. Bronsje har inntil 5 kalendere for 299 kr i måneden, Sølv 10 for 399 kr og Gull ubegrenset for 599 kr, alt eks. mva. Alle utvidelser er med, SMS koster 0,89 kr, og det er ingen oppstartskostnad.

Klar til å gi kundene dine booking på nett?

14 dager gratis med alle funksjoner. Ingen kort, ingen oppstartskostnad. Bookingsiden din kan være oppe i dag.